Smlouvy

Team assistant vám umožní řídit životní cyklus smluv od samotného vzniku konceptu přes schvalování až po fázi archivace, dodatkování a výpovědi. Díky kombinaci efektivního připomínkování, snadného schvalování, moderního elektronického podepisování a přehledné správy budete mít plnou kontrolu nad vašimi smluvními závazky.

Smlouvy

Team assistant vám umožní řídit životní cyklus smluv od samotného vzniku konceptu přes schvalování až po fázi archivace, dodatkování a výpovědi. Díky kombinaci efektivního připomínkování, snadného schvalování, moderního elektronického podepisování a přehledné správy budete mít plnou kontrolu nad vašimi smluvními závazky.

Připomínkování, schvalování, podepisování a správa – vše na jednom místě

Centralizovaná evidence

Detailní evidence smluv a jejich dodatků či výpovědi, údajů o protistraně a informací o procesu zpracování.

Úložiště dokumentů

Smluvní dokumenty, přílohy a revize jsou uloženy v chráněném souborovém úložišti s viditelnými verzemi dokumentů.

Řízení přístupových práv

Důraz na správu přístupových práv k typům, skupinám smluv a jednotlivým smlouvám.

Notifikace a hlídání termínů

Upozorňování na lhůty, smluvní podmínky a možnost ad hoc e-mailových upozornění.

Schvalovací procesy

Dynamické vyhodnocení podle atributů smlouvy a schvalování na jedno kliknutí.

Vazba na další procesy

Propojení s objednávkami, fakturami, zakázkami, HR procesy a dalšími procesy zajišťuje konzistenci a transparentnost.

Sledování v reálném čase

Kompletní přehled o průběhu schvalování a auditní záznamy.

Přizpůsobené přehledy

Předdefinované a uživatelsky modifikované přehledy pro reporting a analýzy.

Připomínkování, schvalování, podepisování a správa – vše na jednom místě

Centralizovaná evidence

Detailní evidence smluv a jejich dodatků či výpovědi, údajů o protistraně a informací o procesu zpracování.

Úložiště dokumentů

Smluvní dokumenty, přílohy a revize jsou uloženy v chráněném souborovém úložišti s viditelnými verzemi dokumentů.

Řízení přístupových práv

Důraz na správu přístupových práv k typům, skupinám smluv a jednotlivým smlouvám.

Notifikace a hlídání termínů

Upozorňování na lhůty, smluvní podmínky a možnost ad hoc e-mailových upozornění.

Schvalovací procesy

Dynamické vyhodnocení podle atributů smlouvy a schvalování na jedno kliknutí.

Vazba na další procesy

Propojení s objednávkami, fakturami, zakázkami, HR procesy a dalšími procesy zajišťuje konzistenci a transparentnost.

Sledování v reálném čase

Kompletní přehled o průběhu schvalování a auditní záznamy.

Přizpůsobené přehledy

Předdefinované a uživatelsky modifikované přehledy pro reporting a analýzy.

Příklad z praxe

Laura, odpovědná za back office, má v péči správu kancelářských záležitostí včetně elektřiny a dalších provozních nákladů. Laura objevuje vhodného dodavatele elektřiny, který nabízí dvouletou smlouvu s měsíčními splátkami 10 000 Kč. Jakmile jednatel firmy smlouvu podepíše, Laura zařadí smlouvu do archivu a propojí příchozí faktury v TASu s touto smlouvou. Team assistant poté hlídá, jestli zasmluvněný rámec 240 000 Kč není přečerpán. Díky tomu může vedení firmy jednoduše monitorovat, jaká částka již byla ze smlouvy čerpána a jaká částka ještě zůstává k dispozici.

Příklad
z praxe

Laura, odpovědná za back office, má v péči správu kancelářských záležitostí včetně elektřiny a dalších provozních nákladů. Laura objevuje vhodného dodavatele elektřiny, který nabízí dvouletou smlouvu s měsíčními splátkami 10 000 Kč. Jakmile jednatel firmy smlouvu podepíše, Laura zařadí smlouvu do archivu a propojí příchozí faktury v TASu s touto smlouvou. Team assistant poté hlídá, jestli zasmluvněný rámec 240 000 Kč není přečerpán. Díky tomu může vedení firmy jednoduše monitorovat, jaká částka již byla ze smlouvy čerpána a jaká částka ještě zůstává k dispozici.