În ceea ce privește creșterea și dezvoldarea companiei, CFO-ul companiei a solicitat crearea unei soluții pentru supportul proceselor administrative. În special pentru facturile primite, a fost necesar setarea unor reguli clarepentru procesarea acestora și pentru a avea o prezentare generală a fiecărei facturi, oricând. Folosind existentuldepozit de documente Livelink.
este timpul estimat salvat pentru procesarea facturilor
Ca o soluție optimă, pentru a răspunde nevoilor și cerințelor Aegon, am propus aplicarea Team assistant.Este o soluție de gestionare a proceselor care oferă utilizatorilor finali o rulare eficientă a procesului, gestionarea documentelor, și o imagine de ansamblua stării imediate a fiecărui proces.
Am implementat Team assistant pentru Facturile Primite și zona Comenzilor. Regulilor proceselor unificate au fost setare pentru acele procese.
Am creat o interfață de integrare între sistemul economic și aplicația Team assistant. Informații importante legatede Procesarea facturilor primite sunt copiate automat în sistemul economic.
Am creat o interfață de integrare între repertoriul documentelor deja existente Livelink și Team assistant. În loculfluxului documentelor fizice existente, documentele sunt scanate, stocate într-un singur loc în repertoriul documentelor Lifelink și procesul de aprobare a comenzilor, facturi și sunt făcute electronic prin aplicația Team assistant.
numărul de interfețe de integrare createîn cadrul proiectului
Fiecare utilizator are o imagine de ansamblu asupra etapei de procesare a fiecărei facturi primite.
Departamentul de finanțe are un răspuns imediat la vânzătorul apelant dacă factura sa a fost plătită.
O delimitare clară a structurii organizaționale și a sistemului de roluri asigură că fiecare sarcină este îndeplinită la momentul potrivit de soluționatorul potrivit. În același timp, utilizatorii individuali au acces numai la documentele și informațiile la care aceștia sunt autorizate.
utilizatori
“Team Assistant a fost achiziționat în principal pentru a simplifica aprobarea pe hârtie a facturilor primite. Precedent complicat sistemul a fost înlocuit pur și simplu cu o soluție automatizată care a adus economii considerabile în capacitatea operațională asociate cu această agendă „
Katarína Dupláková
Director Financiar