Dynamicznie rozwijające się firmy w zakresie wzrostu i rozwoju odkrywają wymagania dotyczące stworzenia kompleksowego rozwiązania wspierającego procesy zatwierdzania. Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba przychodzących dokumentów, co zwiększa prawdopodobieństwo podwójnych płatności za faktury. Inne wymagania obejmują monitorowanie budżetu.
szacowana oszczędność czasu przetwarzania otrzymanych faktur
Wdrożono aplikację Team assistant do akceptacji w zakresie otrzymanych faktur i zamówień. Oprócz macierzy akceptacji i poszczególnych ról w przepływie pracy, Team Assistant monitoruje budżety w ramach otrzymanych faktur i zamówień.
Agenda otrzymywanych faktur obejmuje pozyskiwanie faktur fizycznych przy wsparciu stanowiska skanującego oraz pozyskiwanie faktur elektronicznych. Otrzymane faktury (pdf) są więc automatycznie wprowadzane do systemu, łącznie z wyświetlaniem faktury w przeglądarce komputera, tabletu lub telefonu komórkowego. To znacznie zmniejsza ryzyko utraty faktury, gdy przechodzi ona przez firmę.
Dostarczono tu również procesy dla agendy GDPR - Wnioski od osób, których dane dotyczą, Incydenty bezpieczeństwa, Ewidencja przetwarzania osobowych danych, Ryzyka i środki zaradcze, Zapoznanie się z dokumentami wewnętrznymi i udzielanie zgód pracowników. Wszystko razem tworzą jeden rekord z możliwością archiwizacji dokumentów i wyszukiwania.
interfejs integracyjny stworzony w ramach projektu
Team assistant pomaga w ogólnym przyspieszeniu biznesu. Oprócz opisanych powyżej procesów, dzięki swojej zmienności może również wprowadzać porządek w innych obszarach. Główne korzyści to oszczędność czasu pracowników, eliminacja błędów, a przede wszystkim oszczędność kosztów.
użytkowników
„Przejście na TAS znacznie usprawniło proces rejestracji, zatwierdzania i archiwizacji zamówień i faktur oraz pomogło nam uporządkować procesy związane z GDPR.“
Tibor Mikoczi
Finance Director