Uwzględniając wzrost i rozwój firmy Dyrektor finansowy firmy złożył wniosek na stworzenie kompletnego rozwiązania wspierającego procesy administracyjne. Zwłaszcza w przypadku otrzymanych faktur konieczne było ustalenie jasnych zasad ich przetwarzania i śledzenie statusu każdej faktury w dowolnym momencie. Korzystanie z istniejącego repozytorium dokumentów Livelink.
oszczędności czasu na przetwarzanie faktur
wspierające zarządzanie procesami, które zapewnia użytkownikom końcowym wydajne uruchamianie procesów, zarządzanie dokumentami oraz przegląd bezpośredniego stanu każdego procesu.
Dla tych procesów ustalono ujednolicone reguły precedur. Stworzyliśmy interfejs integracji między systemem ekonomicznym a aplikacją Team Assistant.
Ważne informacje dotyczące przetwarzania otrzymanych faktur są automatycznie kopiowane do systemu gospodarczego. Również stworzyliśmy interfejs integracji między istniejącym repozytorium dokumentów Livelink a aplikacją Team Assistant.
Zamiast istniejącego fizycznego obiegu dokumentów papierowych dokumenty są skanowane, przechowywane w jednym repozytorium dokumentów Lifelink a proces zatwierdzania zamówień, faktur i umów odbywa się elektronicznie za pośrednictwem aplikacji Team Assistant.Jako optymalne rozwiązanie spełniające potrzeby i wymagania Aegon zaprojektowaliśmy aplikację Team Assistant. Jest to rozwiązanie
interfejsy integracyjne utworzone w ramach projektu
Każdy użytkownik ma przegląd etapu przetwarzania każdej otrzymanej faktury.
Dział finansowy ma natychmiastową odpowiedź od dostawcy, jeśli jego faktura została zapłacona.
Jasne określenie struktury organizacyjnej i systemu ról zapewnia, że każde zadanie zostanie wykonane we właściwym czasie przez osobę rozwiązującą. Jednocześnie indywidualni użytkownicy mają dostęp tylko do dokumentów i informacji, do których są upoważnieni.
użytkowników
„Team Assistant został pozyskany przede wszystkim w celu usprawnienia papierowej akceptacji otrzymanych faktur. Wcześniej złożony system został zastąpiony zautomatyzowanym rozwiązaniem, które przyniosło znaczne oszczędności w zdolności operacyjnej związanej z tym programem.“
Katarína Dupláková
Dyrektor Finansowy