Zaručený elektronický archív

Časté prípady, ktoré rieši elektronický archív

Dostávate sa do situácií, kedy potrebujete preukázať, že obsah elektronického dokumentu (napr. zmluva, objednávka, akceptačný protokol) nebol pozmenený? Potrebujete garantovať, že elektronický dokument je podpísaný oprávnenou osobou?

Dopadajú na Vás požiadavky plynúce z legislatívy, ako napr. eIDAS alebo zákon o archívoch a registratúrach? Potrebujete zaistiť, aby bol elektronický dokument vnímaný ako právne relevantný nosič informácií?

Riešením je zaručený elektronický archív. Navyše jeho prepojením s procesným riadením získate vysokú pridanú hodnotu.

Hlavné funkcie elektronického archívu

Akékoľvek súbory (dokumenty) opatríte ručne aj automatizovane elektronickým podpisom alebo pečaťou.

Fixujte dokumenty pomocou časového razítka, a to aj automaticky v priebehu životnosti dokumentu tak, aby bola zaistená overiteľnosť neporušiteľnosti obsahu v súlade s právnymi predpismi.

Overujte a preukazujte platnosť alebo neplatnosť podpisu (napríklad pre súdne konanie).

V spojení s procesným riadením

Posilňujte vierohodnosť a neporušiteľnosť dokumentu v súlade so zákonom (auditná stopa).

Dlhodobo uchovávajte dokumenty v rámci archivácie. Prevádzajte dokumenty do štandardizovaného archívneho formátu (napr. PDF/A). Skartujte dokumenty podľa nastavených pravidiel v súlade so zákonom. Definujte oprávnenia užívateľov a riadte prístup k jednotlivým dokumentom. Integrujte zaručený elektronický archív s ďalšími informačnými systémami.

Príklady využitia

• archivácia (e-faktúry, daňové doklady, zmluvy, predávacie a akceptačné protokoly a ďalšie projektové dokumenty, záručné listy a ďalšie dokumenty),

• podpisovanie dokumentov uznávaným elektronickým podpisom,

• zaistenie dôveryhodnosti a neporušenosti obsahu dokumentu,

• likvidácia dokladov s osobnými údajmi podľa podmienok GDPR,

• auditné záznamy zaobchádzania s dokumentami,

• riadenie prístupu k dokumentom podľa rozličných pravidiel oprávnení.

‍