Arhivă electronică garantată

Situații de rezolvat

Vă aflați în situații în care trebuie să dovediți faptul că acel conținut al documentului electronic (ex: contract, ordin de achiziție, protocolul de acceptare) nu a fost schimbat? Aveți nevoie de garanție că acel document electronic este semnat de o persoană autorizată?

Aveți cerințe ce rezultă din legislație, cum ar fi eIDAS sau legea ce privește arhivarea? Aveți nevoie să vă asigurați că un document electronic este perceput ca un purtător de informații relevant din punct de vedere legal?

Soluția potrivită este o arhivă electronică garantată. În plus, prin conectarea acestuia cu managementul proceselor de afaceri, obțineți o valoare adăugată ridicată.

Principalele caracteristici și funcții

Furnizează orice fișiere (documente) manual sau automat cu o semnătură sau ștampilă electronică.

Remediați documentele cu un timbru de timp, chiar și automat în ciclul de viață al documentului, pentru a asigura că integritatea conținutului poate să fie verificat în acord cu reglementările legale.

Verificați și dovediți validitatea sau nulitatea semnăturii ( de exemplu, pentru procedurile judecătorești).

Aliniat cu managementul proceselor de afaceri

Consolidarea credibilității și integrității documentului în conformitate cu legea (calea de audit). Țineți documentele arhivate pentru o perioadă de timp îndelungată. Convertiți documentele într-un format de arhivă standardizat (de exemplu: PDF / A).  Rupeți în bucăți documentele în conformitatea regulilor stabilite prin lege. Stabiliți permisiunile utilizatorului și controlați accesul la documente anume. Integrați arhiva electronică garantată cu alte sisteme informaționale.

Cazuri de utilizare

• arhivarea (facturilor electronice, documente fiscale, contracte, predarea și acceptarea protocoalelor și documentație) de proiect viitoare,carduri de garanție, și alte documente),

• semnarea documentelor cu o semnătură electronică recunoscută,

• se asigură credibilitatea și integritatea conținutului documentului,

• eliminarea documentelor ce conțin date personale în conformitate cu condițiile GDPR,

• auditarea traseelor de gestionare a documentelor,

• controlați accesul la documente potrivit diferitelor reguli de autorizare.