Gwarantowane elektroniczne archiwum

Częste sprawy obsługiwane przez elektroniczne archiwum

Czy zdarzają się sytuacje, w których trzeba udowodnić, że treść dokumentu elektronicznego (np. Umowa, zamówienie, protokół odbioru) nie uległa zmianie? Czy musisz zagwarantować, że dokument elektroniczny zostanie podpisany przez osobę upoważnioną?

Podlegasz wymogom wynikającym z ustawodawstwa, takim jak eIDAS czy prawo dotyczące archiwizacji i obsługi plików? Czy musisz upewnić się, że dokument elektroniczny jest postrzegany jako prawnie istotny nośnik informacji?

Rozwiązanie jest gwarantowanym elektroniczne archiwum. Ponadto, łącząc go z kontrolą procesu, uzyskujesz wysoką wartość dodaną.

Główne funkcje elektronicznego archiwu

Prześlij dowolne pliki (dokumenty) ręcznie lub automatycznie podpisem elektronicznym lub pieczęcią.

Napraw dokumenty ze znacznikiem czasu, nawet automatycznie w trakcie życia dokumentu, aby zapewnić weryfikację integralności treści zgodnie z przepisami prawa.

Zweryfikuj i udowodnij ważność lub nieważność podpisu (na przykład w postępowaniu sądowym).

W związku z zarządzaniem procesami

Zwiększa wiarygodność i integralność dokumentu zgodnie z prawem (ścieżka audytu). Przechowuj dokumenty w archiwum przez długi czas. Konwertuj dokumenty na znormalizowany format archiwum (np. PDF / A). Niszczy dokumenty zgodnie z ustalonymi zasadami zgodnymi z prawem. Zdefiniuj uprawnienia użytkownika i kontroluj dostęp do poszczególnych dokumentów. Zintegruj gwarantowane archiwum elektroniczne z innymi systemami informatycznymi.

Przykłady zastosowania

• archiwizacja (faktury elektroniczne, dokumenty podatkowe, umowy, protokoły przyjęcia oraz inne dokumenty projektowe, karty gwarancyjne i inne),

• podpisywanie dokumentów za pomocą rozpoznanego podpisu elektronicznego,

• zapewnienie wiarygodności i integralności treści dokumentu,

• zsuwanie dokumentów z danymi osobowymi zgodnie z warunkami GDPR,

• ścieżka audytu dokumentu,

• kontroluj dostęp do dokumentów zgodnie z różnymi zasadami autoryzacji.