Dostáváte se do situací, kdy potřebujete prokázat, že obsah elektronického dokumentu (např. smlouva, objednávka, akceptační protokol) nebyl změněn? Potřebujete garantovat, že elektronický dokument je podepsán oprávněnou osobou?
Dopadají na Vás požadavky plynoucí z legislativy, jako např. eIDAS nebo zákon o archivnictví a spisové službě? Potřebujete zajistit, aby byl elektronický dokument vnímán jako právně relevantní nosič informací?
Řešením je zaručený elektronický archiv. Navíc jeho propojením s procesním řízením získáte vysokou přídanou hodnotu.
Jakékoliv soubory (dokumenty) opatřete ručně i automatizovaně elektronickým podpisem nebo pečetí.
Fixujte dokumenty pomocí časového razítka, a to i automaticky v průběhu životnosti dokumentu tak, aby byla zajištěna ověřitelnost neporušenosti obsahu v souladu s právními předpisy.
Ověřujte a prokazujte platnost nebo neplatnost podpisu (například pro soudní řízení).
Posilujte věrohodnost a neporušitelnost dokumentu v souladu se zákonem (auditní stopa). Dlouhodobě uchovávejte dokumenty v rámci archivace.
Převádějte dokumenty do standardizovaného archivního formátu (např. PDF/A). Skartujte dokumenty dle nastavených pravidel v souladu se zákonem. Definujte oprávnění uživatelů a řiďte přístup k jednotlivým dokumentům. Integrujte zaručený elektronický archiv s dalšími informačními systémy.