Zaručený elektronický archiv

Časté případy, které řeší elektronický archiv

Dostáváte se do situací, kdy potřebujete prokázat, že obsah elektronického dokumentu (např. smlouva, objednávka, akceptační protokol) nebyl změněn? Potřebujete garantovat, že elektronický dokument je podepsán oprávněnou osobou?

Dopadají na Vás požadavky plynoucí z legislativy, jako např. eIDAS nebo zákon o archivnictví a spisové službě? Potřebujete zajistit, aby byl elektronický dokument vnímán jako právně relevantní nosič informací?

Řešením je zaručený elektronický archiv. Navíc jeho propojením s procesním řízením získáte vysokou přídanou hodnotu.

Hlavní funkce elektronického archivu

Jakékoliv soubory (dokumenty) opatřete ručně i automatizovaně elektronickým podpisem nebo pečetí.

Fixujte dokumenty pomocí časového razítka, a to i automaticky v průběhu životnosti dokumentu tak, aby byla zajištěna ověřitelnost neporušenosti obsahu v souladu s právními předpisy.

Ověřujte a prokazujte platnost nebo neplatnost podpisu (například pro soudní řízení).

Ve spojení s procesním řízením

Posilujte věrohodnost a neporušitelnost dokumentu v souladu se zákonem (auditní stopa). Dlouhodobě uchovávejte dokumenty v rámci archivace.

Převádějte dokumenty do standardizovaného archivního formátu (např. PDF/A). Skartujte dokumenty dle nastavených pravidel v souladu se zákonem. Definujte oprávnění uživatelů a řiďte přístup k jednotlivým dokumentům. Integrujte zaručený elektronický archiv s dalšími informačními systémy.

Příklady využití

• archviace (e-faktur, daňových dokladů, smluv, předávacích a akceptačních protokolů a dalších projektových dokumentů, záručních listů, a dalších dokumentů),

• podepisování dokumentů uznávaným elektronickým podpisem,

• zajištění důveryhodnosti a neporušenosti obsahu dokumentu,

• likvidace dokladů s osobními údaji dle podmínek GDPR,

• auditní záznamy, zacházení s dokumenty,

• řízení přístupu k dokumentům dle rozličných pravidel oprávnění.