Květnové novinky v TASu

Květnové novinky

v TASu

Zaručený elektronický archiv, Automatické založení smlouvy a pravidla došlé pošty.

Zaručený elektronický archiv - nové řešení v TASu

Dostáváte se do situací, kdy potřebujete prokázat, že obsah elektronického dokumentu (např. smlouva, objednávka, akceptační protokol) nebyl změněn? Potřebujete garantovat, že elektronický dokument je podepsán oprávněnou osobou?

Dopadají na Vás požadavky plynoucí z legislativy, jako např. eIDAS nebo zákon o archivnictví spisové službě? Potřebujete zajistit, aby byl elektronický dokument vnímán jako právně relevantní nosič informací?

Řešením je  zaručený elektronický archiv.

Automatické založení smlouvy pro protistranu v rámci skupiny

Aby byla evidence smluv v TASu o stupeň jednodušší a příjemnější, jsme Vám nově schopni nabídnout také automatické vytvoření smlouvy pro společnost, která při zakládání figuruje jako protistrana. V momentě, kdy založíte smlouvu a protistranou je jiná z Vašich společností, automaticky se vytvoří také nová smlouva se všemi vyplněnými údaji a vloženými přílohami, ve které se role společností obrátí. K její evidenci, či započnutí procesu schválení pak již postačí jen potvrzení příslušným uživatelem. Odpadá duplicitní manuální zadávání totožných dat, a proces Evidence smluv je tak ještě efektivnější a automatizovanější.

ENA

Pravidla pro došlou poštu

Nebaví Vás třídit stále se opakující došlou poštu? V TASu je možné si práci zjednodušit nastavením pravidel, nad kterými máte kontrolu.

Pokud ve svém TASu využíváte nebo se chystáte využít modul došlé pošty, rozhodně stojí za to nadefinovat si pravidla pro její zpracování ihned po vstupu do TASu. Tato pravidla mohou být rozdílná i v závislosti na zdroji, např. pošta z e-mailové schránky, z datové schránky, či fyzicky přijatá. Atributy, dle kterých je možné předpřipravit zpracování pošty jsou na Vás, může se jednat např. o typ dokumentu, odesílatele pošty, případně předmět zprávy.

Pravidla jsou udržována odděleně v tabulce a uživatel je může  přidávat, upravovat a samozřejmě mazat dle potřeby. Pokud konkrétní pošta „dorazí“, potom jsou hodnoty zvolených atributů porovnány s pravidly a pokud je nalezena shoda, uživateli se doplní ostatní údaje pro dokončení zadání pošty jako např. příjemce zprávy, což je uživatel TASu, který poštu následně vyřídí, dále se může doplnit termín pro vyřízení nebo e-mailová adresa pro vzetí pošty na vědomí. Pravidla je možné v procesu i předsunout před uživatele a došlou poštu, např. z e-mailové schránky automaticky zpracovat opět dle shody hodnot vybraných atributů. Tím se ještě více sníží administrativní náročnost této firemní agendy.

OVE