Májové novinky v TASe

Májové novinky

v TASe

Zaručený elektronický archív, Automatické založenie zmluvy a pravidlá došlej pošty.

Zaručený elektronický archív - nové riešenie v TASe

Dostávate sa do situácií, kedy potrebujete preukázať, že obsah elektronického dokumentu (napr. zmluva, objednávka, akceptačný protokol) nebol upravený? Potrebujete garantovať, že elektronický dokument je podpísaný oprávnenou osobou? Dopadajú na Vás požiadavky plynúce z legislatívy, ako napr. eIDAS alebo zákon o archívnictve a spisovej službe? Potrebujete zaistiť, aby bol elektronický dokument vnímaný ako právne relevantný nosič informácií?

Riešením je zaručený elektronický archiv.

Automatické založenie zmluvy pre protistranu v rámci skupiny

Aby bola evidencia zmlúv v TASe o stupeň jednoduchšia a príjemnejšia, ponúkame Vám po novom taktiež automatické vytvorenie zmluvy pre spoločnosť, ktorá pri zakladaní figuruje ako protistrana. V momente, keď založíte zmluvu a protistranou je iná z Vašich spoločností, automaticky sa vytvorí taktiež nová zmluva so všetkými vyplnenými údajmi a vloženými prílohami, v ktorej sa role spoločností obrátili. K jej evidencii, či začatiu procesu schválenia potom už stačí len potvrdenie príslušným užívateľom. Odpadá duplicitné manuálne zadávanie totožných dát a proces Evidencie zmlúv je tak ešte efektívnejší a automatizovanejší.

ENA

Pravidlá pre došlú poštu

Nebaví Vás triediť stále sa opakujúcu došlú poštu? V TASe je možné si prácu zjednodušiť nastavením pravidiel, nad ktorými máte kontrolu.

Pokiaľ vo svojom TASe využívate alebo sa chystáte využiť modul došlej pošty, rozhodne stojí za to zadefinovať pravidlá pre jej spracovanie ihneď po vstupe do TASu. Tieto pravidlá môžu byť rozdielne aj v závislosti od zdroja, napr. pošta z e-mailovej schránky, z dátovej schránky, či fyzicky prijatá. Atribúty, podľa ktorých je možné predpripraviť spracovanie pošty sú na Vás, môže sa jednať napr. o typ dokumentu, odosielateľa pošty, prípadne predmet správy.

Pravidlá sú udržiavané oddelene v tabuľke a užívateľ ich môže pridávať, upravovať a samozrejme mazať podľa potreby. Pokiaľ konkrétna pošta “dorazí”, potom sú hodnoty zvolených atribútov porovnávané s pravidlami a pokiaľ je nájdená zhoda, užívateľovi sa doplnia ostatné údaje pre dokončenie zadania pošty, ako napr. príjemca pošty, čo je užívateľ TASu, ktorý poštu následne spracuje, ďalej sa môže doplniť termín pre spracovanie alebo e-mailová adresa pre vzatie pošty na vedomie. Pravidlá je možné v procese aj predsunúť pred užívateľa a došlú poštu, napr. z e-mailovej schránky automaticky spracovať opäť podľa zhody hodnôt vybraných atribútov. Tým sa ešte viac zníži administratívna náročnosť tejto firemnej agendy.

OVE