En ce qui concerne la croissance et le développement de l'entreprise, le directeur financier de l'entreprise a appelé à la création d'une solution complète pour le support des processus administratifs. En particulier pour les factures reçues, il était nécessaire de définir des règles claires pour leur traitement et d'avoir à tout moment un aperçu du statut de chaque facture. Utilisation du référentiel de documents Livelink existant.
de gain de temps estimé pour le traitement des factures
Comme solution optimale pour répondre aux besoins et aux exigences d'Aegon, nous avons proposé l'application Team assistant. Il s'agit d'une solution de gestion de processus qui offre aux utilisateurs finaux une exécution efficace des processus, une gestion des documents et une vue d'ensemble de l'état immédiat de chaque processus.
Nous avons déployé Team assistant pour les zones Factures reçues et Bons de commande. Des règles de traitement unifiées ont été définies pour ces processus.
Nous avons créé une interface d'intégration entre le système économique et l'application Team assistant. Les informations importantes sur le traitement des factures reçues sont automatiquement copiées dans le système économique.
Nous avons créé une interface d'intégration entre le référentiel de documents LiveLink existant et l'assistant Team. Au lieu de la circulation physique existante des documents papier, les documents sont numérisés, stockés en un seul endroit dans le référentiel de documents Lifelink, et le processus d'approbation des commandes, des factures et des contrats se fait par voie électronique via l'application Team assistant.
nombre d'interfaces d'intégration créées dans le cadre du projet
Chaque utilisateur a un aperçu de l'étape de traitement de chaque facture reçue.
Le service financier a une réponse immédiate au vendeur appelant si sa facture a été payée.
Une délimitation claire de la structure organisationnelle et du système de rôles garantit que chaque tâche est effectuée au bon moment par le bon solveur. Dans le même temps, les utilisateurs individuels n'ont accès qu'aux documents et informations auxquels ils sont autorisés.
utilisateurs
“Team Assistant a été acquis principalement pour rationaliser l'approbation papier des factures reçues. Le système complexe précédent a simplement été remplacé par une solution automatisée qui a permis de réaliser des économies considérables sur la capacité opérationnelle associée à ce programme.“
Katarína Dupláková
Directrice Financière