V rámci skupiny byly zavedeny schvalovací postupy smluvních dokumentů. Ty byly řešeny pomocí různorodého SW. Stejným způsobem byly popsány a zpracovány i další procesy. Cílem bylo sjednotit řídící a schvalovací procesy a současně elektronickou evidenci se zajištěním přístupu oprávněných uživatelů dle funkce a činnosti, s možností následného auditu odpovědnosti jednotlivých zaměstnanců. Zároveň byl kladen důraz na flexibilnost použité platformy s možností automatizace dalších procesů.

Očekávání od nasazení aplikace Team assistant:

• přehledná elektronická evidence smluvních dokumentů
• jednoduchý náhled na fázi procesu schvalování a podepisování dokumentu
• rychlé a snadné přidání nové agendy/procesu

Nasazení aplikace Team assistant pro oblast schvalování dokumentů:

• sjednocení SW řešení
• migrace dokumentů z původního SW do aplikace Team assistant
• zabezpečení jednotného postupu napříč všemi společnostmi, pro každý typ dokumentu
• vytvoření automaticky doplňované „schvalovací košilky“ dokumentu

Při úvodním modelování procesů byly využity stávající pracovní postupy a směrnice. Na základě zpětné vazby od uživatelů a na základě statistických informací o realizovaných případech jsou procesy dále průběžně optimalizovány. Součástí bylo školení koncových uživatelů i administrátorů aplikace.

Postupně byly přidávány další procesy: Seznamování s řídícími dokumenty organizace, Schvalování investičních záměrů, Žádosti o služební lety.

„Team assistant nám pomohl prosadit jednotnou metodiku zpracování smluvních dokumentů. Díky aplikaci je schvalování smluv jednoduché, všechny informace jsou na jednom místě a vždy po ruce. Možnost rozšiřovat aplikaci o další agendy je příjemný benefit, který šetří náklady na administraci dalších aplikací i školení uživatelů.“

Josef Adam, člen představenstva