Workflow
‍dodavatelských faktur pro ŠkoFIN

CÍLE A POŽADAVKY,
KTERÉ JSME SI STANOVILI

Volkswagen Financial Services inicioval výběrové řízení na návrh a implementaci workflow pro dodavatelské faktury.

Hlavní cíle výběrového řízení byly:

• zautomatizování procesu, nastavení elektronického workflow s cílem zrychlit a zjednodušit práci s fakturami, odstranit nadbytečnou administrativu a omezit fyzický kontakt s dokumenty,
• uživatelsky přívětivý, snadno udržovatelný a stabilní nástroj pro WF,
• implementace nástroje na digitalizaci dokumentů, vytěžování dat není primárně požadováno,
• implementace WF.

Ve výběrovém řízení byla vybrána platforma Team assistant.

JAKÁ ŘEŠENÍ
JSME PŘINESLI

Team assistant jsme navrhli nasadit pro oblasti Přijaté faktury a Nákupní objednávky a Servisní faktury. Pro tyto procesy byla nastavena jednotná pravidla jejich zpracování.

Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi jednotlivými systémy a aplikací Team assistant. V případě přijatých faktur sledujeme úhrady přijatých faktur v systému SAP.

Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi stávajícím vnitřním informačním systémem a aplikací Team assistant. Přes scanovací pracoviště jsou faktury skenovány a hromadně importovány do aplikace, kde probíhá jejich zpracování a archivace.

PŘÍNOSY VYBRANÉHO ŘEŠENÍ

Díky zavedení aplikace Team assistant lze ročně pohodlně zpracovávat cca 60 000 servisních faktur, 2 500 přijatých faktur a 1 500 objednávek. Především díky automatizaci v oblasti servisních faktur došlo k velké finanční úspoře.