Používáte TAS? Máte více (náročných) klientů? Musíte denně odpovídat na telefonáty svých klientů nebo odepisovat na jejich e-maily? Nebo nemůžete zvednout telefon, jste na dovolené a váš klient něco naléhavě potřebuje? Pokud je odpověď na tyto otázky ANO, možná pro vás něco máme.

Náš klient se ocitl v podobné situaci: denní agenda naplněná mnoha telefonáty a e-maily. Uvědomili si, že budou muset zvolit nový přístup. Protože posun vpřed je jedinou možností, bylo potřeba vymyslet řešení, které:

1. je k dispozici k použití kdykoli
2. je méně náchylné k chybám (protože lidé dělají chyby)
3. a může zajistit spokojenost obou stran

Místo spoléhání na e-maily nebo telefonáty jsme nabídli řešení v podobě nové instance TASu, do kterého však přistupují zákazníci našeho klienta. V tomto případě je tedy TAS používán a přesněji nazýván jako Nákupní portál k vytvoření objednávek.

Jak to funguje?

Náš klient nahraje potřebné prerekvizity do svého TAS, který již delší dobu používá. Poté, co tyto prerekvizity projdou schvalovacím procesem, budou odeslány do Nákupního portálu. Ve chvíli, kdy prerekvizity přijdou do Nákupního portálu, zákazník zároveň obdrží e-mail s instrukcemi, jak provést nákup – od této chvíle již může veškeré nákupy realizovat přímo z Nákupního portálu. Jakmile je nákup schválen, odesílá se zpět do původního TASu, kde s ním náš klient dále pracuje.

Výsledným produktem jsou dvě instance TAS, které spolupracují a zlepšují celý proces pro obě strany.

Jedná se o řešení, díky kterému na jednom místě najdete evidenci příchozí i odchozí fyzické pošty ve vaší společnosti, a zároveň je možné zde zpracovávat veškerou poštu i přes datovou schránku.

Vašemu backoffice oddělení pak při správě pošty ulehčují práci pravidla pro roztřídění pošty, kdy je pošta automaticky přiřazena k řešení odpovědné osobě ve firmě např. podle odesílatele nebo předmětu pošty.

Pošta se již nemusí řešit přes e-maily se zaheslovanou přílohou a není potřeba hlídat termíny pro odpověď. S naším procesem navíc můžete odděleně spravovat datové schránky pro více společností na jednom místě, bez potřeby placeného archivu pro uchování zfo zpráv.

Většina komunikace týkající se pokut se v dnešní době odehrává prostřednictvím datových schránek. Naše aplikace Team assistant umožňuje automatické stahování došlé pošty a zpracování zprávy podle klíčových slov, kde identifikuje, zda se jedná o pokutu či jiný typ komunikace.

Jakmile jsou pokuty identifikovány, Team assistant je odešle na zpracování optickým rozpoznáváním znaků (OCR). Poté jsou pokuty importovány zpět do aplikace pro návaznou správu případů, kde jsou zpracovány podle nadefinovaných pracovních postupů – v závislosti na nastavení toto zahrnuje například možnost automatického placení pokuty anebo pouze informování příslušného úřadu, kdo je provozovatel vozidla.

Pokud je vaše účetní oddělení propojeno s naší aplikací, můžeme dokonce integrovat fakturu i další relevantní informace o pokutě a automaticky je odeslat klientovi.

Podívejte se na všechny novinky v TAS v5.0: